Utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail : enquête 2012 du cabinet Proskauer

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pc2Proskauer publie les résultats de sa seconde enquête relative à l'utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail dans le monde.

Le cabinet d'avocats d'affaires international Proskauer a rendu public le 11 décembre 2012 les résultats de son enquête internationale relative à l'utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail. Cette seconde étude a été réalisée à partir de 130 témoignages d'entreprises internationales situées dans 19 pays (Afrique du Sud, Allemagne, Argentine, Brésil, Canada, Chine, Etats-Unis, Espagne, France, Hong-Kong, Inde, Irlande, Italie, Japon, Mexique, Pays-Bas, république Tchèque, Royaume-Uni, Singapour).

Si l'on compare, les résultats de l'étude 2012 à ceux de l'enquête 2011, on peut constater des évolutions notables dans la manière dont les entreprises traitent la question de l'utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail. Par ailleurs, l'étude 2012 présente les bonnes pratiques adoptées par les entreprises pour faire face aux défis générés par l'utilisation des réseaux sociaux sur le lieu de travail.

L'utilisation des réseaux sociaux dans l'entreprise se généralise

Plus de trois quarts des entreprises ayant répondu à l'enquête sont présentes sur les réseaux sociaux et l'on constate qu'elles ont désormais une attitude plus que positive envers ceux-ci notamment quand il s'agit d'une utilisation non professionnelle. Ainsi, plus de 40 % des employeurs interrogés ont considéré que le fait de permettre à leurs salariés d'utiliser les réseaux sociaux à des fins professionnelles et non-professionnelles constituait un avantage.

En outre, le nombre d'employeurs permettant à tous les salariés d'accéder sur leur lieu de travail aux sites de réseaux sociaux à des fins non-professionnelles avoisine la moitié, et environ 25% des entreprises restreignent à certaines catégories d'employés l'accès sur leur lieu de travail aux sites de réseaux sociaux pour une utilisation non professionnelle.

Seulement, un peu plus du quart des employeurs bloque l'accès de leurs employés aux réseaux sociaux.

Un contrôle renforcé de l'utilisation des réseaux sociaux

Par rapport à 2011, on constate une augmentation du nombre d'employeurs qui contrôlent l'utilisation des sites de réseaux sociaux  de 27 % à 36 %.

De même, le nombre d'employeurs disposant de politiques spécifiques sur les réseaux sociaux passe de 55 % à 69 %.

Les employeurs, sont-ils autorisés à surveiller l’utilisation des réseaux sociaux par les employés sur leur lieu de travail ?

Pour la plupart des pays visés dans l'enquête la réponse est affirmative, mais la surveillance n’est autorisée que dans certaines limites et doit respecter des lignes directrices visant à garantir la licéité d’un tel contrôle. Quant à la surveillance de l’utilisation des réseaux sociaux sur les appareils appartenant à l’employé (tels qu’un smartphone), les employeurs n’ont généralement pas le droit d’effectuer une telle surveillance. Et ceci est valable pour l’ensemble des pays ayant fait l’objet de l’enquête.
Pour tous les pays, les principaux points afin que l’employeur puisse effectuer une surveillance, incluent :

  • Le droit applicable à la protection des données ;
  • Les lois sur la protection de la vie privée ;
  • Les règles exigeant la consultation des instances sociales ; et
  • L’obtention du consentement de chaque employé.

Alors qu’aucune législation n’aborde la question spécifique du contrôle de l’utilisation des réseaux sociaux, la National Labor Relations Act (NLRA) joue un rôle pivot aux Etats Unis.
Ainsi, l’approche commune consiste à appliquer des principes généraux du droit, notamment en établissant des analogies avec la jurisprudence relative à d’autres technologies (tels que les messages électroniques). Dans la majorité des pays, les tribunaux cherchent, souvent au cas par cas, l’équilibre nécessaire entre le droit d’un employeur s’assurer que ses salariés effectuent leur travail et celui des employés de préserver la confidentialité de leurs renseignements personnels. Lorsque des lois régissant la protection des données existent, une telle réglementation limite l’étendue, la méthode de collecte et l’utilisation éventuelle d’informations recueillies lors de surveillance des réseaux sociaux par l’employeur.

Dans quelle mesure les employeurs peuvent limiter l’utilisation des sites de réseaux sociaux par leurs employés en dehors du travail ?

Dans aucun pays étudié, l’employeur n’a le droit d’interdire en tant que telle l’utilisation des réseaux sociaux. Néanmoins, les employés ne sont pas autorisés à utiliser les réseaux sociaux à des fins qui seraient autrement interdites, telles que l’usage abusif de renseignements confidentiels, l’atteinte portée aux droits de propriété intellectuelle, le harcèlement à l’endroit d’un autre employé ou le manquement de quelque façon que ce soit à leurs devoirs à l’égard de leurs employeurs.

Aussi, l'étude préconise de faire préciser clairement dans toute charte relative aux réseaux sociaux que les employés peuvent être tenus responsables (et faire l’objet de mesures disciplinaires) en raison d’une mauvaise utilisation des réseaux sociaux, même si elle a lieu pendant leurs heures libres. Aux Etats-Unis, bien que ces limitations soient possibles, les politiques de cette nature doivent faire preuve de prudence et s’assurer qu’elles n’ont pas pour effet d’enfreindre les droits des employés en vertu du chapitre 7 de la NLRA.

Sanctions des usages abusifs

Un peu moins de la moitié des employeurs a dû faire face à un usage abusif des réseaux sociaux par des salariés ou d'anciens salariés. Environ un tiers des entreprises a été contraint de prendre des mesures disciplinaires à l'égard d'un salarié en raison de l'utilisation des réseaux sociaux.

L'étude souligne qu'un peu plus du quart des abus a été commis par des employés ayant quitté l'entreprise. Cependant, 17 % des employeurs ont prévu des dispositions explicites concernant l'utilisation abusive des réseaux sociaux à l'issue de la rupture du contrat de travail.

Recommandations clés pour une entreprise

L'étude formule cinq recommandations clés :

  • Mettre en oeuvre une politique spécifique relative à l'utilisation des réseaux sociaux qui définit clairement l'usage qui peut être fait de ces outils tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise, pendant et à l'issue de la relation de travail : rédaction d'une charte dédiée aux réseaux sociaux ou modification de la charte relative à l'utilisation des outils informatiques afin d'y inclure les réseaux sociaux.
  • Si les employeurs décident de mettre en place des systèmes de surveillance quant à l'usage que font leurs salariés des réseaux sociaux sur le lieu de travail, il convient de disposer de politiques explicites sur le sujet concernant l'ampleur et la nature de cette surveillance. Il faut s'assurer qu'elles sont conformes aux exigences nationales.
  • En aucun cas, la surveillance ne peut aller au-delà de qui est nécessaire à la protection des intérêts de l'entreprise
  • Etre extrêment prudent avant de se référer à des informations sur les réseaux sociaux pour la prise de décisions relatives à l'emploi telles que le recrutement ou les mesures disciplinaires
  • La divulgation d'informations confidentielles par des salariés sur les réseaux sociaux constitue une difficulté dont il convient de tenir compte. Au-delà des chartes de bonnes conduite relatives à l'utilisation des réseaux sociaux, l'étude recommande de préciser dans les chartes relatives à la sécurité des informations confidentielles, que les salariés doivent être particulièrement vigilants lorsqu'ils s'expriment sur les réseaux sociaux afin de sauvegarder la confidentialité de ces données.