Déconfinement d'un cabinet d'avocat : de la reprise progressive d'activité aux questionnements

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Mise place de mesures sanitaires, retour des collaborateurs, accueil des clients, redémarrage de l’activité contentieuse…le déconfinement du 11 mai fut loin d’être une improvisation pour nombre de cabinets d’avocats. La reprise crée aussi des inquiétudes. Témoignage, dans l’Oise, de Me Bruno Drye et Me Isabelle Maigret, avocats associés du cabinet Drye - de Bailliencourt et Associés.

« Chères Clientes, Chers Clients, Compte tenu des circonstances actuelles exceptionnelles (…) nous avons décidé, afin de protéger nos clients et nos collaborateurs, de ne plus recevoir physiquement nos clients et de fermer le Cabinet au public. Les RDV pourront être tenus par téléphone exclusivement. », tel était le message qui est apparu pendant 55 jours sur le site du cabinet Drye - de Bailliencourt et Associés situé à Senlis, dans l’Oise. Fort heureusement, il n’a plus lieu d’être depuis le 11 mai 2020, date de reprise de l’activité économique sur le territoire, dans le respect des mesures sanitaires.

Le département 60 de la région des Hauts-de-France, toujours en zone rouge sur la carte du déconfinement, a été touché de plein fouet dès le 27 février avec l’annonce des premiers cas de Covid-19 et la fermeture des écoles qui s’est rapidement opérée par la suite. Pour autant, le cabinet pluridisciplinaire, membre du réseau Eurojuris et composé de cinq associés, deux collaborateurs et cinq assistantes, a poursuivi son activité au service d’une clientèle constituée de particuliers, d’institutionnels et d’entreprises (ETI, TPE-PME). Aussi, pour le cabinet, le « préparer l’après » s’est-il inscrit dans la continuité de la logistique sanitaire mise en place pendant le confinement et du traitement des dossiers, comme en témoignent deux des associés, Me Bruno Drye et Me Isabelle Maigret.

Des collaborateurs et des rendez-vous clients sous hautes précautions sanitaires

Pour le cabinet Drye - de Bailliencourt et Associés, le 11 mai a signifié l’ouverture de ses portes au public et le retour complet de ses membres. Mais c’est dès la mise en confinement que le cabinet a adopté les mesures sanitaires qui s’imposent.

« Trois avocats et deux assistantes étaient en permanence au cabinet, aux horaires habituels. Il s’agissait de ceux qui n’avaient pas d’obligations familiales et vivaient à proximité des bureaux. Les autres étaient en télétravail, arrêtés ou en congés », énonce Me Drye. « Le cabinet est assez grand. Chacun disposant de son propre bureau, nous n’avons donc aucun problème pour respecter les gestes barrières et, tous les jours, depuis le début de la crise, les locaux sont désinfectés, du digicode de la porte aux rampes d’escalier. De même, sont mis à disposition du gel hydroalcoolique, des lingettes, des masques individuels et des gants jetables. En outre, il y a un mois, nous avons rédigé une charte de recommandations sanitaires qui dresse une liste de recommandations pour les membres du cabinet », complète Me Maigret. « Le texte prévoit que chacun se doit : d’utiliser son propre matériel individuel (stylos, agrafeuse …..) ; de rester au maximum dans son bureau, sans circulation au sein du cabinet ; de porter un masque dès lors qu’une personne entre dans son bureau ou circule dans les locaux ; de veiller à ne pas se croiser dans les couloirs ou les salles communes ; d’accéder seul, et si possible qu’une seule fois par demi-journée, aux salles communes (cuisine, papeterie, salle des dossiers) ; de porter des gants pour manipuler les outils communs (imprimantes…, l’utilisation de la machine à affranchir étant attribuée à une seule personne pour l’ensemble du cabinet) ; de respecter une distanciation sociale de 1m50 minimum en cas de réunion ; de laisser les portes ouvertes pour éviter d’avoir à manipuler les poignées ; de transmettre les dossiers, courriers et documents sans contact physique, par l’intermédiaire d’une table de desserte ; d’aérer les bureaux toutes les 3 heures », décrit Me Drye.

Cette organisation a des effets sur la prise des rendez-vous post-confinement. Si jusqu’à présent, ils étaient assurés par téléphone, ils sont à nouveau tenus en présentiel. « Depuis plusieurs jours, des demandes émanent de nos clients existants et entrants. Depuis le 11 mai, nous recevons quand il y a nécessité, notamment pour régler des situations de crise nées au cours du confinement », précise Me Maigret. « Le téléphone ne pose aucun problème pour les clients entreprises. C’est plus délicat pour les particuliers, notamment pour les nouveaux dossiers, car il y a un intuitu personae entre l’avocat et son client. La présence physique favorise la confiance, le client se livre plus facilement. Un lien se crée alors et aide à appréhender le dossier. Nous veillons, autant que possible, à ce que nos clients viennent seuls : des rendez-vous réservés uniquement aux personnes concernées. Nous les recevons avec des masques, pas comme à notre habitude dans nos bureaux attitrés, mais dans une salle de réunion de 30 m2 environ qui permet la distanciation. Etant cinq avocats, nous avons moins de rendez-vous en présentiel au quotidien. Ils dépendent plus de la disponibilité de la salle que de celle des avocats », poursuit l’avocate.

Du ralenti forcé à la reprise progressive et collective de l’activité

Ainsi organisé, le cabinet a pu poursuivre ses activités. Il fut toutefois contraint de suivre le rythme imposé par les juridictions et les clients.

Côté conseil, l’activité s’est tarie jusqu’à l’annonce de la date du déconfinement. « Dès le 29 février, du fait du préconfinement dans la région, quelques clients (hôtelier, traiteur…) ont dû fermer leurs établissements. Certains avaient perdu en huit jours de temps leur chiffre d’affaires du mois de mars. Très rapidement, et avant la promulgation des mesures gouvernementales, ils nous ont interrogés sur la mise en chômage partiel et les mesures à prendre. La dernière fois que l’on avait mis en place du chômage partiel c’était en 2008-2009. Ceux qui n’avaient pas connu cette époque, ne savaient pas très bien comment s’y prendre », expose Me Drye. Entre le 17 mars et le 15 avril, les associés ont eu à traiter de quelques dossiers de leurs clients institutionnels et entreprises en difficultés (dépôt de bilan), et, pour les particuliers, à répondre de cas de licenciements et de situations familiales critiques (déplacement d’enfant pendant le confinement, non-paiement de pensions alimentaires, problème au sein de couples). Mais le premier mois de confinement aura surtout été consacré à la juste interprétation des différentes ordonnances qui sont intervenues. « L’aide du réseau Eurojuris a été précieuse, notamment pour tout ce qui a trait à l’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus et à l'adaptation des procédures pendant la période d’urgence sanitaire. Un vrai casse-tête pour nos procédures de licenciements en cours, par exemple. Il a fallu attendre l’ordonnance n° 2020-427 du 15 avril 2020 pour obtenir des réponses », souligne Me Drye. Depuis l’annonce de la date du déconfinement, les avocats ont reçu un peu plus d’appels au fil des jours et ils ont pu constater que les entreprises commençaient à relancer leur activité et à se projeter.

Côté contentieux, Me Drye rapporte que pendant le confinement, la communication a été maintenue avec le tribunal judiciaire de Senlis, les conclusions ont pu être signifiées via le réseau privé virtuel des avocats (RPVA), les mises en état effectuées aux dates prévues. « Il en fut de même avec la cour d’appel d’Amiens. Sa présidente, proactive, a voulu dès le 17 mars, maintenir le service qu’elle a dû revoir à la baisse après les directives reçues de la Chancellerie », tient à souligner l’avocat. « Depuis le 28 avril, date du retour des vacances judiciaires de la vacation de Pâques, la cour d’appel tient toutes ses audiences, pour autant que l’on accepte le principe la procédure écrite puisque l’on ne peut pas encore plaider. De ce fait, nous traitons actuellement les ordonnances d’injonction et de clôture qui ont été rendues à l’audience du 4 mai en plein confinement. Au tribunal de Senlis, la plaidoirie est possible si on le souhaite mais elle se limite à quelques observations et elle est organisée en mode restreint : les clients ne sont pas présents, sauf en matière familiale ou en correctionnel quand c’est impératif, et le public interdit. Depuis le 11 mai, le conseil des prud’hommes de Creil tient aussi ses audiences », relate Me Maigret.

Le temps venu des inquiétudes

Si les plans de déconfinement annoncés par les différentes juridictions rassurent les deux avocats, ils redoutent tout de même l’arrivée des vacances judiciaires dans six semaines ainsi que des embouteillages côté tenue des audiences. « Nous ne savons pas si nous allons revenir assez rapidement à un niveau satisfaisant concernant le traitement des dossiers et la génération de chiffre d’affaires du cabinet ou si nous devrons attendre septembre », déclare Me Maigret. « Du fait de la grève des avocats, les dossiers de janvier-février ont été repoussés à mai-juin. A cela se sont ajoutés ceux de fin mars-début mai qui vont devoir eux aussi être calés… nous ne serons jamais audiencés avant l’été », explique Me Maigret. D’autant que pour des questions de protection sanitaire, le nombre de dossiers pouvant être traités au quotidien par les juridictions sera limité. En effet, pour respecter les impératifs de distanciation, les audiences de cabinet qui se tiennent en temps normal dans le bureau du juge auront lieu dans des salles d’audience classiques ou correctionnelles où en principe d’autres audiences s’y tiennent.

Quant aux dossiers, ils ne devraient pas manquer même s’ils soulèvent la question de la solvabilité des clients. La crise économique qui « ne fait que commencer », pour reprendre les termes de Premier ministre Edouard Philippe le 19 avril dernier, devrait malheureusement faire émerger des problématiques portant sur le dépôt de bilan, la réorganisation d’entreprise ou le renouvellement du chômage partiel uniquement autorisé dans sa configuration actuelle jusqu’au 30 juin. « Ces questionnements devraient émerger au cours du mois de juillet. Concernant le renouvellement du chômage partiel, il va y avoir des articulations compliquées à faire. La loi n’a pas modifié le fait qu’il est conditionné au respect d’engagements par les entreprises parmi lesquels figure celui du maintien dans l’emploi », rappelle Me Drye.

Une dernière inquiétude, qui tient à l’exercice de la profession, est exprimée par les deux praticiens. Elle porte sur les mesures prises dans le cadre de la procédure d’urgence qui favorisent la procédure écrite sans audience. « Je crains que ces mesures, qui sont une revendication ancienne de la Chancellerie, soient pérennisées par une simple loi à la suite de cette crise sanitaire. Cette pérennisation porterait un mauvais coup à la Justice : cela signifierait la disparition de l’oralité et celle de l’humanisation de la Justice. Un dossier n’est pas uniquement un échange d’arguments. Il porte à la connaissance du juge des situations qui méritent des explications. En quelques mots on peut attirer l’attention du magistrat sur une problématique particulière ou sur un enjeu qui n’apparaissent pas au travers des simples arguments juridiques », interpelle Me Drye. Affaire à suivre.

Marie Beau

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